MS Excel

MS Excel के 13 बेहतरीन तथा महत्वपूर्ण उपयोग की हिंदी में जानकारी

MS Excel, दुनिया का सबसे ज्यादा लोकप्रिय स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जो ऑफिस शूइट का एक भाग हैं. इसका उपयोग घरों से लेकर बड़े-बड़े बिजनेस हाउसों में खूब किया जाता है.

आप इस प्रोग्राम को एक छोटे से शॉपिंग मॉल से लेकर खुद माइक्रोसॉफ्ट कार्यालय में सेल्स रिपोर्ट, डेटा विश्लेषण, डेटा की छंटनी, ग्राफ्स, चार्ट्स, पावोट टेबल जैसे एडवांस काम करता हुआ देख सकते हैं.

दुनिया भर में लोग निजी उपयोग से लेकर एक्सेल का बिजनेस में उपयोग करते हैं.

अब आप समझ सकते हैं कि यह स्प्रेडशीट प्रोग्राम कितना उपयोगी है. इसलिए, इस लेख मैं आपको एम एस एक्सेल के 13 महत्वपूर्ण उपयोग बता रहा हूँ. जिन्हे जानकर आप भी इस कम्प्यूटर प्रोग्राम का महत्व खुद जान जाएंगे.

13 Importance Uses of MS Excel in Hindi – एम एस एक्सेल के 13 महत्वपूर्ण उपयोग

  1. गणना करना – Calculating
  2. एकाउंटिंग – Accounting
  3. चार्ट एवं ग्राफ्स बनाना – Charting and Graphing
  4. कार्यसूची तैयार करना – Creating To-Dos
  5. फॉर्म बनाना – Creating Forms
  6. डाक सूची तैयार करना – Creating Mailing Lists
  7. डेटा एंट्री एवं स्टोर करना – Data Entry and Storage
  8. डेटा विश्लेषण करना – Data Analysis
  9. डेटा की छंटनी करना – Data Filtering
  10. टेबल बनाना – Creating Tables
  11. ऑनलाइन एक्सेस – Online Access
  12. विभिन्न फॉर्मूले – Formulas
  13. स्वचालन तथा भविष्यवाणी – Automation and Forecasting

आइए, अब एक-एक करके विस्तार पूर्वक जानते हैं. आप कैसे और कहां पर इनका उपयोग कर सकते हैं.

#1 गणना करना – Calculating

MS Excel एक कैलकुलेटर हैं. जी हां! आपने सही पढ़ा है.

एम एस एक्सेल एक एडवांस कैलकुलेटर प्रोग्राम है जिसकी मदद से आप साधारण जोड़-बाकि से लेकर एडवांस लेवल की गणनाएं मिनटों में पूरी करवा सकते हैं.

आपको बार-बार किसी गणना को करने की कोई जरूरत नही रहती हैं आप एक बार सिर्फ एक्सेल फंक्शन लगाइए शेष काम एक्सेल फॉर्मूला निपटा देता हैं.

उदाहरण के लिए आपके पास एक सेल्स रिपोर्ट है जो रोजाना अपडेट होती है. अब आप इसके अंतिम सेल्स में जोड़ फॉर्मूला (Auto Sum Formula) लगाकर टोटल करवा सकते हैं. आपको सिर्फ एक बार फॉर्मूला लगाना पड़ेगा इसके बाद सेल्स रिपोर्ट में डेटा अपडेट होने पर टोटल स्वत: बदलता रहेगा.

यह काम जोड़ने के अलावा अन्य प्रकार की गणनाओं को करने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं.

#2 एकाउंटिंग – Accounting

एक सर्वे के अनुसार 89 प्रतिशत कंपनिया एक्सेल का उपयोग एकाउंटिंग और बजटिंग के लिए ही करती हैं.

ये आंकड़ा आपको चौंका सकता हैं लेकिन यह सच हैं. इस स्प्रेडशीट प्रोग्राम में बजट योजना, खर्चों का हिसाब रखना, वित्तिय रिपोर्ट तैयार करना, ऋण कैलकुलेटर आदि एडवांस फीचर दिए जाते हैं जो एकाउंटिंग को आलु काटने जैसा सरल काम बना देते हैं.

आप फॉर्मूला और फंक्शन के माध्यम से डेटा को ऑर्गनाइज रख सकते हैं और समय-समय पर उसे वेलिडेट भी कर सकते हैं.

#3 चार्ट एवं ग्राफ्स बनाना – Charting and Graphing

कहते हैं कि एक पिक्चर हजार शब्दों के बराबर होती हैं. और सोशल मीडिया पर भी ग्राफिक्स युक्त पोस्ट्स ज्यादा पसंद की जाती हैं.

इस बात को माइक्रोसॉफ्ट के इंजिनियर्स भलीभांति जानते थे कि विजुएल्स का प्रभाव ज्यादा होता है. इसलिए, एम एस एक्सेल में आप डेटा को ग्राफ्स तथा चार्ट्स के माध्यम से दिखा सकते हैं.

यह प्रोग्राम विभिन्न प्रकार के बने बनाए (टेम्पलैट्स) चार्ट्स एवं ग्राफ्स उपलब्ध करवाता हैं जिनका उपयोग करते हुए एक साधारण यूजर भी आकर्षक स्प्रेडशीट तैयार कर सकता हैं.

#4 कार्यसूची तैयार करना – Creating To-Dos

एम एस एक्सेल का कार्यक्षेत्र ग्रिडनुमा होता है. इसलिए, टेबल बनाना आसान काम होता है. जिनकी मदद से आप शेड्यूल और टू-डू लिस्ट्स आसानी से तैयार कर सकते हैं.

यानि आप कार्य-योजना तथा कार्य-कैलेंडर एक्सेल शीट के माध्यम से तैयार कर सकते हैं. और अपने आपको ज्यादा प्रोडक्टिव बनाकर कार्य में इजाफा भी कर सकते हैं.

#5 फॉर्म बनाना – Creating Forms

बहुत सारी जानकारी हमें ग्राहकों, क्लाइंट्स से लेनी पड़ती हैं. यह जानकारी हम एक्सेल द्वारा तैयार फॉर्म द्वारा मिनटों में लें सकते हैं.

जी हां. एक्सेल से आप डेटा फॉर्म तैयार करके किसी भी प्रकार की जानकारी बाहरी व्यक्तियों से प्राप्त कर सकते हैं.

मान लिजिए आप एक बैंक में काम करते हैं और आपको ग्राहकों की व्यक्तिगत जानकारी चाहिए. इस जानकारी को आप एक्सेल फॉर्म द्वारा आसानी से इकट्ठा कर सकते हैं.

एक्सेल फॉर्म द्वारा प्राप्त जानकारी स्प्रेडशीट में अलग-अलग कॉलम एवं रॉ में दर्शाई जाती है.

#6 डाक सूची तैयार करना – Creating Mailing Lists

ऑफिस और घरों में विभिन्न लोगों से मिलना-जुलना होता रहता हैं. इसलिए, जान पहचान को पक्का करने के लिए एक बार मिलने से पार नही पड़ती हैं. रिश्तों को सींचना पड़ता है. जिसके लिए हम आधुनिक तकनीक के साथ-साथ पुराने संपर्क माध्यमों का भी सहारा लेते हैं.

रिश्तेदार हों या फिर ग्राहक हों. इनकी संपर्क जानकारी साथ होना जरूरी होता है. जिसके लिए आमतौर पर हम कागज की डायरी बना लेते हैं और उसमें संपर्क विवरण लिखकर रख लेते हैं.

लेकिन, यही काम हम एम एस एक्सेल द्वारा आसानी से कर सकते हैं. स्प्रेडशीट में क्लाइंट्स की मैलिंग डिटेल्स की सूची मिनटों में तैयार की जा सकती हैं. इसके लिए एक्सेल टैम्पलेट्स भी उपलब्ध करवाता है. और हम चाहें तो खुद का टैम्प्लेट भी तैयार करके यह काम कर सकते हैं.

#7 डेटा एंट्री एवं स्टोर करना – Data Entry and Storage

एक्सेल का सबसे बुनियादी और प्राथमिक उपयोग डेटा एंट्री और उसे स्टोर करना ही होता है. जिसके लिए एक एक्सेल शीट में कुल 10,48,576 रॉ तथा 16,384 कॉलम दिए जाते हैं. केवल आपका डिवाइस की स्टोरेज क्षमता ही एक्सेल को डेटा स्टोर करने रोक सकती हैं.

डेटा फॉर्म्स के जरिए आप कार्य-विशेष के लिए डेटा स्टोर कर सकते हैं. जैसे; मैलिंग लिस्ट्स बनाना, कार्य शिफ्ट तैयार करना, महिला कर्मचारियों का विवरण तैयार करना आदि.

#8 डेटा विश्लेषण करना – Data Analysis

आपने ऊपर जाना की एक्सेल में बहुत सारा डेटा स्टोर किया जा सकता हैं. अब डेटा तो स्टोर कर लिया लेकिन, इस डेटा से काम की जानकारी निकालने के लिए तो बड़ी मशक्कत करनी पड़ेगी.

ऐसा बिल्कुल भी नही है एक्सेल डेटा के ढेर से आपको काम की जानकारी निकालने के लिए विभिन्न टूल्स उपलब्ध करवाता हैं. जिनकी मदद से आप जो जानकारी चाहे उसे कुछ ही क्लिक्स में ढूंढ सकते हैं. Pivot Tables, Data Filtering, Advance Formulas, Sorting आदि फीचर्स डेटा विश्लेषण में मददगार साबित होते हैं.

#9 डेटा की छंटनी करना – Data Filtering

बड़े डेटा से विशेष प्रकारा का डेटा देखने के लिए एक्सेल में फिल्टर्स दिए जाते हैं. जिनकी सहायता से आप विभिन्न प्रकार से डेटा की छंटनी कर सकते हैं.

आप चाहे तो सिर्फ एक कॉलम में फिल्टर एप्लाई कर सकते हैं या फिर संपूर्ण वर्कशीट पर फिल्टर एप्लाई करके डेटा छांट सकते हैं.

#10 टेबल बनाना – Creating Tables

एक्सेल शीट का वर्क एरिया ग्रिडनुमा होता हैं. मतलब, कॉलम एवं रॉ से मिलकर बना होता हैं. एम एस वर्ड या पावरपॉइंट की भांति अलग से टेबल इनसर्ट करने की कोई आवश्यकता नही होती. बल्कि, बनी बनाई टेबल एक्सेल में मिलती हैं.

या यूं कहें कि एक्सेल बना ही टेबुलर डेटा के लिए है तो कोई अतिश्योक्ति नही होगी.

आपको एक्सेल बहुत प्रकार की डेटा टेबल बनाने की सुविधा प्रदान करता हैं और टेबल टैम्पलेट्स भी उपलब्ध करवाता हैं. जिनमे प्रीडिजाइन डेटा स्टाइल्स में अपने डेटा को रिप्रेजेंट किया जा सकता हैं.

एक्सेल कैलेंडर टेबल, शेड्यूल टेबल टैम्पेल्ट्स, सेल्स रिपोर्ट टैम्प्लेट्स आदि ऑफलाइन एवं ऑनलाइन उपलब्ध करवाता हैं.

#11 ऑनलाइन एक्सेस – Online Access

एम एस एक्सेल टूल ऑफलाइन उपलब्ध करवाया गया था. लेकिन, गूगल डॉक्स तथा अन्य समान प्रोग्राम्स के बढ़ते उपयोग ने माइक्रोसॉफ्ट को ऑफिस शूइट को ऑनलाइन लाने के लिए मजबूर कर दिया.

इसलिए, आज संपूर्ण ऑफिस शूइट ऑनलाइन उपलब्ध है. आप किसी भी डिवाइस में इंटरनेट के जरिए एम एस एक्सेल को एक्सेस कर सकते हैं और अपनी फाइल्स को भी साथ लेकर घूम सकते हैं. जिसके लिए माइक्रोसॉफ्ट वन ड्राइव की स्टोरेज सुविधा मुहैया कराता हैं.

इसके अलावा SaaS के जरिए Office 365 भी उपलब्ध है जो एक मेंबरशिप आधारित सुविधा है. इसके द्वारा आप संपूर्ण ऑफिस टूल्स का इस्तेमाल महिने की फीस चुकाकर इस्तेमाल कर सकते हैं. आपको एक भी टूल अपने कम्प्यूटर या अन्य डिवाइस में इंस्टॉल करने की जरूरत नही रहती हैं.

#12 विभिन्न फॉर्मूले – Formulas

आपके काम को आसान बनाने के लिए एम एस एक्सेल में सैंकड़ों प्रकार के फंक्शन तथा फॉर्मूलें मौजूद हैं. जिनके द्वारा आप साधाराण कैलकुलेशन से लेकर एडवांस डेटा विश्लेषण मिनटों में कर सकते हैं. यह फॉर्मूलें आपको एक्सेल की Formula Tab में मिल जाएंगे.

#13 स्वचालन तथा भविष्यवाणी – Automation and Forecasting

आप रोजाना एक ही काम करके ऊब जाते होंगे. यही बात एक्सेल पर भी लागु होती है. आप एक्सेल के द्वारा रोजाना एक ही प्रकार का काम करते हैं तो ऊब जाना स्वाभाविक है.

इसलिए, इस ऊबाउपन से छुटकारा पाने का विकल्प हैं Visual Basic. जी हां. आप VBA Coding के जरिए विभिन्न टास्क्स को ऑटोमेट कर सकते हैं. यह काम Excel Advance Training में आता हैं.

साथ ही आप विभिन्न थर्ड पार्टी टूल्स एवं फॉर्मूलों का उपयोग करते हुए पिछले डेटा के आधार पर भविष्य के आंकड़े भी निकाल सकते हैं.

आपने क्या सीखा?

इस लेख में मैंने आपको एम एस एक्सेल के 13 महत्वपूर्ण उपयोग बताएं हैं जिनके द्वारा निजी और कार्यालय संबंधी टास्क्स निपटाई जाती हैं.

आपने साधारण गणना से लेकर एडवांस डेटा सॉर्टिंग एवं डेटा फॉर्कास्टिंग के बारे में जाना है.

मुझे उम्मीद हैं कि यह लेख आपके लिए उपयोगी साबित होगा और आपको पसंद आएगा.

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